Saturday, February 10, 2018

OPPM Sebagai Alat Pengurusan Program di Sekolah



“The New One-Page Project Manager is an essential part of my executive toolkit. OPPMs communicate a project's plan and then communicate progressive performance to that plan in a complete yet efficient way, thereby increasing the visibility and collaboration so vital for successful project management.”  

—Michael O. Leavitt, Chairman, Leavitt Partners; Secretary, United States Department of Health and Human Services (2005–2009);Administrator, United States Environmental Protection Agency (2003–2005); Governor of Utah (1992–2003)  
Kerangka Pengurus Projek Satu Laman atau One Page Project Management (OPPM) telah diilhamkan di Lapangan Terbang Cincinnati, USA oleh  pasukan projek kecil ketika menunggu untuk penerbangan yang tertangguh. Kumpulan ini pada asalnya telah menerima arahan dari bos mereka  untuk mencari jalan bagaimana mahu mengumpul maklumat, status  dan komponen projek yang mereka usahakan hanya dalam selembar kertas.
Amalan pelaporan projek lazimnya memerlukan bilngan muka surat yang banyak, perlu berjumpa dengan ramai orang yang telah diberi tanggungjawab untuk mendapatkan status projek. Perkara ini memerlukan masa yang bukan sedikit, bahkan juga melibatkan kos. Oleh itu, kumpulan ini telah mereka OPPM pertama untuk mendokumenkan rancangan dan melaporkan kemajuan projek mereka.  Kini OPPM telah digunakan bukan sahaja sebagai alat untuk pelaporan malah telah dijadikan sebagai alat bagaima pemimpin dan pengurusan pertengahan berkomunikasi mengenai status status projek semua saiz, iaitu sesuai untuk projek mega hingga kepada pengurusan projek kecil dalam organaisasi.

Sebagai SIPartners+, saya saya berpendapat OPPM adalah jalan penyelesaian yang terbaik dalam menengani isu kurangnya pemantauan dan tindakan penambhabiakkan oleh pemimpin sekolah terhadap pelan strategik, pelan tindakan dan pelan operasi sekolah sebagaimana yang kerap ditemui dalam dapatan pemeriksaan JNJK.

Berikut saya senaraikan lima kelebihan OPPM sebagai satu amalan dalam pengurusan pengetua, guru besar dan pemimpin pertengahan di sekolah; 

1) OPPM adalah perjanjian antara pasukan projek, pelanggan, dan pengurusan mengenai matlamat projek. OPPM dengan jelas dan ringkas menyatakan matlamat projek tersebut di bahagian atas halaman, dengan subobjektif yang disenaraikan pada lajur di sebelah kiri. Semua elemen ini memberikan kejelasan kepada pihak-pihak berkepentingan mengenai tujuan dan skop projek. 

2. OPPM adalah pelan yang menunjukkan laluan untuk keseluruhan dan tanggungjawab yang jelas dan yang boleh digunakan untuk mengukur kemajuan program atau projek. OPPM mensintisis dan memberikan ringkasan butir-butir projek, status pelan dan tugas projek yang dapat  memberi pemahaman sepenuhnya terhadap projek atau program yang sedang diusahakan. 

3. Mengawal skop projek atu program. Skop yang tidak terkawal adalah ancaman nombor satu kepada prestasi kerja, ketepatan masa dan penggunaan bajet sesuatu projek atau program. Skop yang tidak terkawal bermakna kita membenarkan tugas-tugas tambahan yang menyebabkan objektif perlu ditambahkan kepada sesuatu projek tanpa disedari. Secara tidak langsung memberi impak kepada kelewatan pelaksanaan, pindaan jadual dan kenaikan kos. OPPM dapat memberikan gambaran yang lebih jelas dan pantas mengenai apakah tugas utama kita, bilakah kita akan mencapai milestones serta berapa banyak masa dan bajet yang masih ada untuk mencapai sasaran kerja. Sebarang perubahan yang perlu dilakukan juga boleh dilihat dengan mudah dan pantas oleh pengurusan dan dapat dikumunikaiskan dengan jelas kepada pasukan pelaksana. 

4. Sokongan Pengurusan. Setiap projek memerlukan sokongan daripada pengurusan. Guru-guru sebagai pasukan pelaksana tidak mempunyai cukup kuasa untuk melakukan semakan dan pemantauan sendiri. PGB dan pemimpin pertengahan pula semakin sebuk dengan pengurusan sekolah yang lain. Oleh itu OPPM menjadi alat sokongan pasukan pengurusan terhadap pasukan pelaksana, dimana OPPM membolehkan penglibatan PGB yang bermakna dan maklumat dapat disalurkan dengan lebih mudah. 

5. Intipati OPPM ialah komitmen yang berterusan dan keberkesanan komunikasi antara semua pihak yang terlibat dalam sesuatu program atau projek disekolah.

Bahan berkaitan OPPM boleh dimuat turun pada pautan berikut:

1) OPPM - Overview
2) OPPM - Templat

No comments: