5W1H : Kuasa Analitik Pemimpin dan Guru dalam Menyelesaikan Masalah

PENDAHULUAN

Model 5W1H berasal daripada dunia kewartawanan dan analisis logik, dengan akar sejarah yang boleh dijejaki hingga ke zaman purba. Konsep ini dipopularkan dalam konteks moden oleh Rudyard Kipling, seorang penulis dan wartawan Inggeris, dalam puisinya “I Keep Six Honest Serving Men” daripada buku The Elephant’s Child (1902):

“I keep six honest serving-men
(They taught me all I knew);
Their names are What and Why and When
And How and Where and Who…”

Puisi ini menggambarkan bagaimana enam soalan asas – What, Why, When, Where, Who, dan How – membantu memahami sesuatu situasi atau peristiwa secara menyeluruh.

Dalam konteks pengurusan moden, terutamanya dalam kaizen, pengurusan kualiti dan pengurusan strategik, model ini digunakan untuk mengumpul maklumat, mengenal pasti punca masalah, dan merangka tindakan penyelesaian.

HURAIAN ELEMEN, TUJUAN DAN SOALAN PANDUAN

Elemen	Tujuan	Soalan Panduan
What (Apa)	Menentukan isu pokok yang perlu diselesaikan Menyatakan fakta atau situasi yang menjadi tumpuan	Apakah masalah sebenar yang berlaku? 💡Soalan tambahan/ Peluasan: Apakah situasi yang berlaku? Apa yang sedang berlaku dan menimbulkan kebimbangan? Apa bukti yang menunjukkan ia satu masalah? Apa kesan langsung yang telah dikesan? Apa yang menjadikan isu ini kritikal pada waktu ini? 📌 Nota: Digunakan untuk mengenal pasti pernyataan masalah yang jelas, spesifik dan boleh diukur.
Why (Mengapa)	Mencari punca utama atau akar masalah (root cause) Menjelaskan hubungan sebab dan akibat	Mengapa masalah ini berlaku? 💡Soalan tambahan/ Peluasan: Mengapa isu ini penting untuk diambil tindakan? Mengapa ia berlaku sekarang dan bukan sebelum ini? Mengapa tindakan terdahulu tidak berkesan? Mengapa pihak berkaitan tidak menyedari lebih awal? 📌 Nota:  Soalan "Mengapa isu ini penting?" adalah soalan justifikasi, manakala "Mengapa ia berlaku?" ialah soalan diagnostik. boleh gunakan 5 Why atau Why-Why Analysis
When (Bila)	Mengenal pasti garis masa Mengenal pasti pola atau trend berkaitan masalah	Bila masalah ini mula dikesan? 💡 Soalan Tambahan / Perluasan: Sejak bila simptom masalah ini wujud? Bila perubahan besar berlaku yang mungkin menyumbang kepada masalah? Bila kesan paling ketara dapat dikesan? Bila tindakan susulan pernah dicuba? 📌 Nota: Membantu dalam penjadualan intervensi, mengenal pasti musim, waktu atau tempoh tertentu yang mempengaruhi masalah.
Where (Di mana)	Mengenal pasti lokasi atau unit terlibat Menilai skop geografi atau operasi masalah	Di mana masalah ini berlaku? 💡 Soalan Tambahan / Perluasan: Di mana lokasi paling ketara masalah ini berlaku? Di mana data atau bukti sokongan boleh diperoleh? Di mana persekitaran kerja atau budaya mungkin menyumbang kepada masalah? Di mana penyelesaian telah berjaya dilaksanakan sebelum ini? 📌 Nota: Membantu dalam memfokuskan ruang tindakan, sama ada pada peringkat kelas, sekolah, jabatan, zon, dsb.
Who (Siapa)	Mengenal pasti pihak berkepentingan (stakeholders) Menentukan siapa yang mempengaruhi atau dipengaruhi	Siapa yang terlibat atau terkesan? 💡 Soalan Tambahan / Perluasan: Siapa yang bertanggungjawab secara langsung? Siapa yang mempunyai kuasa untuk menyelesaikannya? Siapa yang menjadi mangsa atau penerima kesan negatif? Siapa yang boleh menjadi rakan kolaborasi penyelesaian? 📌 Nota: Memastikan akauntabiliti dan merancang strategi komunikasi atau intervensi yang berkesan.
How (Bagaimana)	Memahami proses, keadaan, atau kegagalan sistem Memahami mekanisme atau proses berlakunya masalah Mengenal pasti jurang atau kelemahan sistem	Bagaimana masalah ini berlaku? 💡 Soalan Tambahan / Perluasan: Bagaimana sistem atau prosedur gagal mencegahnya? Bagaimana corak tindakan pihak terlibat menyumbang kepada masalah? Bagaimana penyelesaian yang lalu telah dilakukan? Bagaimana pelan tindakan boleh dirangka secara efektif? 📌 Nota: Soalan ini penting untuk perancangan penyelesaian, pelaksanaan dan penilaian impak.

“Untuk menyelesaikan masalah dengan berkesan, kita perlu terlebih dahulu memahami masalah dengan betul – di sinilah nilai sebenar 5W1H.”

CONTOH APLIKASI MODEL 5W1H DALAM MENANGANI ISU PRESTASI MATEMATIK MURID

Isu pencapaian akademik yang tidak mencapai sasaran sering berlaku dalam konteks pendidikan, khususnya dalam subjek teras seperti Matematik. Bagi menangani cabaran ini secara berstruktur, pendekatan analitikal seperti 5W1H dapat dijadikan alat bantu yang berkesan. Kajian kes ini membincangkan bagaimana 5W1H diaplikasikan bagi mengenal pasti isu prestasi Matematik murid Tingkatan 5 di sebuah sekolah menengah, serta tindakan susulan yang dirancang.

Isu Utama: Ujian pertengahan tahun mendapati prestasi Matematik murid Tingkatan 5 dalam AR1 tidak mencapai sasaran. Purata markah hanya 45%, jauh di bawah penanda aras yang ditetapkan oleh sekolah. Pihak pentadbir dan guru-guru menggunakan pendekatan 5W1H untuk menganalisis masalah ini secara menyeluruh.

Analisis Menggunakan Pendekatan 5W1H

Elemen	Analisis
What (Apa?)	Prestasi subjek Matematik rendah, dengan purata hanya 45%. Ini menunjukkan kelemahan pemahaman konsep asas dan penguasaan kemahiran penyelesaian masalah.
Why (Mengapa?)	Antara punca dikenal pasti ialah kurangnya latih tubi, pertukaran guru Matematik pada awal tahun, dan ketiadaan bahan bantu mengajar yang mencukupi.
When (Bila?)	Isu ini mula dikesan sejak awal tahun selepas guru subjek bertukar, dan menjadi lebih ketara selepas ujian pertengahan tahun.
Where (Di mana?)	Masalah ini berlaku di semua kelas Tingkatan 5 Sains Sosial, namun paling ketara dalam Kelas 5 Cempaka yang sebelum ini menunjukkan prestasi stabil.
Who (Siapa?)	Pihak yang terlibat termasuk murid-murid Tingkatan 5, guru Matematik yang baharu, serta ibu bapa yang kurang terlibat dalam pemantauan pembelajaran anak-anak.
How (Bagaimana?)	Tiada sistem pemantauan latihan yang sistematik, sesi pengajaran yang tidak konsisten akibat perubahan guru, serta kekurangan pengayaan secara berterusan menyumbang kepada masalah ini.

Perbincangan: Dapatan ini membuktikan bahawa masalah prestasi murid bukan hanya berpunca daripada kekurangan usaha murid semata-mata, tetapi turut melibatkan faktor sistematik seperti perubahan guru, ketiadaan bahan bantu, serta sokongan rumah yang lemah. Pendekatan 5W1H membolehkan pihak sekolah membedah isu ini dengan lebih terperinci dan menyeluruh.

Tindakan Susulan Berdasarkan Analisis:Berdasarkan analisis 5W1H, pihak pentadbir sekolah mengambil beberapa langkah intervensi:

1) Pelan Intervensi Murid Berkeperluan: Murid dibahagikan mengikut tahap pencapaian untuk menerima sokongan bersasar.

2) Pembangunan Modul Pengayaan dan Latih Tubi: Modul disediakan oleh guru-guru berdasarkan topik lemah yang dikesan.

3) Perkongsian Profesional (PLC): PLC guru-guru Matematik diaktifkan untuk menyeragamkan strategi pengajaran dan menilai kesannya.

4) Penglibatan Ibu Bapa: Bengkel dan libat urus dengan ibu bapa untuk memperkasakan sokongan pembelajaran di rumah.

Berdasarkan contoh ini Model 5W1H membuktikan nilainya sebagai pendekatan penyelesaian masalah yang berstruktur, berfokus dan menyeluruh. Melalui analisis sistematik terhadap elemen-elemen penting dalam sesuatu isu, pemimpin sekolah dan guru dapat memahami masalah dengan lebih mendalam, serta merangka pelan tindakan yang pragmatik dan efektif. Aplikasi ini wajar dijadikan amalan dalam pengurusan pendidikan harian bagi memperkukuh budaya data-informed leadership dalam kalangan warga sekolah.

KESIMPULAN: PENDEKATAN BERLAPIS DALAM 5W1H

Model 5W1H bukan sekadar rangka kerja soal jawab yang asas. Ia adalah pendekatan berlapis dan dinamik yang boleh dikembangkan untuk menggali makna lebih mendalam terhadap sesuatu isu atau cabaran. Setiap elemen dalam 5W1H saling melengkapi, membina pemahaman yang menyeluruh dan menjurus kepada tindakan yang lebih berkesan.

1. Apa sebenarnya berlaku?

Di sinilah penganalisis mengenal pasti fakta, bukti dan definisi permasalahan. Ia menjawab persoalan asas yang menjadi titik tolak kepada penyiasatan yang lebih mendalam. Tanpa kejelasan pada "apa", analisis akan kabur dan tidak berpijak pada realiti.

2. Mengapa ia berlaku dan mengapa ia penting?

Ini melibatkan punca dan justifikasi. Bukan sekadar mengetahui apa sebabnya, tetapi mengapa isu ini wajar diberi perhatian segera. Di sinilah teknik seperti 5 Why sangat berkesan untuk mendedahkan punca akar (root cause) yang tersembunyi.

3. Bila dan di mana ia berlaku?

Unsur masa (when) dan lokasi (where) memberi konteks kepada isu. Ia membantu kita melihat pola, mengenal pasti ruang intervensi, dan menilai kesesuaian strategi dalam persekitaran tertentu. Kadangkala, isu bukan berpunca daripada individu, tetapi faktor sistemik dan persekitaran.

4. Siapa yang terlibat dan siapa yang patut bertindak?

Mengetahui pihak berkepentingan (stakeholders) adalah penting agar penyelesaian tidak bersifat silo atau bersendirian. Tindakan yang kolaboratif akan lebih berimpak tinggi apabila semua pihak memainkan peranan masing-masing.

5. Bagaimana kita boleh memahami dan menyelesaikannya?

Akhir sekali, komponen how merangkumi strategi, pelan tindakan, proses pelaksanaan dan penambahbaikan berterusan. Ia menerjemahkan analisis kepada tindakan — dari maklumat kepada perubahan.

Secara keseluruhannya, 5W1H adalah alat berfikir dan bertindak yang holistik. Ia membantu pemimpin, guru dan warga sekolah menstrukturkan pemikiran, menyoal secara kritis, dan bertindak secara sistematik. Dalam konteks pendidikan, 5W1H bukan sekadar untuk menyelesaikan masalah, tetapi untuk memupuk budaya profesionalisme, refleksi dan penyelesaian berasaskan data serta nilai. Jika digunakan secara konsisten, ia bukan sahaja menyelesaikan isu, tetapi membina keupayaan kolektif dalam kepimpinan instruksional dan pengurusan berasaskan bukti.

KESILAPAN UMUM DALAM PENGGUNAAN MODEL 5W1H

Model 5W1H merupakan satu pendekatan analitikal yang banyak digunakan dalam bidang kewartawanan, pendidikan, pengurusan, dan penyelidikan sosial. Model ini merangkumi enam elemen utama — What, Why, When, Where, Who, dan How yang berfungsi sebagai panduan untuk memahami dan menyelesaikan sesuatu isu atau masalah secara sistematik. Namun, dalam pelaksanaannya, terdapat beberapa kekeliruan dan kesilapan pemahaman yang sering berlaku, yang akhirnya menjejaskan keberkesanan analisis yang dijalankan.

1. Menjawab Secara Superfisial Tanpa Analisis Mendalam

Antara kesilapan paling lazim ialah menjawab soalan 5W1H secara ringkas dan umum, tanpa menyelami maklumat sebenar yang bersifat punca. Contohnya, menjawab soalan "Why?" dengan kenyataan seperti *"Sebab murid tidak berminat."* merupakan respons yang terlalu umum dan tidak membantu mencari punca sebenar. Ini menghalang pengguna daripada mengenal pasti akar masalah (root cause) secara lebih terperinci.

Cadangan Penambahbaikan:

Gunakan pendekatan seperti “5 Whys” untuk mendalami soalan "Why?" secara berlapis, dan sertakan bukti atau data sebagai sokongan.

2. Tertukar Fungsi Antara Soalan

Kesilapan ini berlaku apabila pengguna tidak memahami peranan khusus bagi setiap soalan dalam 5W1H. Sebagai contoh, menjawab soalan "What is the problem?" dengan jawapan *"Kerana guru tidak hadir."* sebenarnya lebih sesuai untuk soalan "Why?", bukan "What?". Kekeliruan ini boleh menyebabkan analisis menjadi kabur dan tidak tersusun.

Cadangan Penambahbaikan:

Sediakan peta konsep atau rangka panduan yang memperjelas maksud dan tujuan setiap elemen 5W1H.

3. Tidak Mengaitkan Jawapan dengan Objektif Analisis

Model 5W1H kadang-kadang dijadikan sekadar alat pelengkap dalam laporan tanpa dihubungkan dengan matlamat analisis — contohnya untuk merangka pelan tindakan, membuat keputusan, atau menentukan akauntabiliti. Jawapan diberikan tanpa menunjukkan kaitan dengan tindakan susulan.

Cadangan Penambahbaikan:

Selepas menjawab setiap soalan, kaitkan jawapan tersebut dengan satu persoalan tambahan: “Jadi, apa tindakan seterusnya?”

4. Menjadikan “Who” Sebagai Alat Menyalahkan, Bukan Memahami Peranan

Ada kalanya soalan "Who" disalah tafsir sebagai peluang untuk mencari pihak yang bersalah. Contohnya, menyalahkan individu tertentu tanpa memahami peranan mereka dalam sistem yang lebih besar. Ini mengundang suasana tidak sihat dalam organisasi dan menutup ruang penyelesaian kolektif.

Cadangan Penambahbaikan:

Gunakan soalan "Who" untuk mengenal pasti peranan, tanggungjawab, dan keperluan kolaborasi, bukan untuk menyalahkan.

5. Fokus pada Gejala, Bukan Punca Akar

Pengguna kadang-kala terperangkap dalam melihat gejala luar (symptom) sebagai masalah utama. Misalnya, jika ramai murid gagal dalam ujian, itu hanyalah petunjuk. Masalah sebenar mungkin berpunca daripada pendekatan pengajaran, ketiadaan latihan berfokus, atau faktor motivasi murid.

Cadangan Penambahbaikan:

Bezakan antara simptom dan masalah sebenar, dan gunakan alat tambahan seperti Carta Ishikawa (Fishbone Diagram) untuk analisis punca.

6. Tiada Tindakan Selepas Analisis

Salah satu kelemahan paling ketara ialah apabila analisis 5W1H tidak diikuti dengan pelan tindakan yang jelas. Ini menyebabkan proses analisis menjadi bersifat akademik semata-mata dan tidak membawa perubahan nyata dalam sistem atau organisasi.

Cadangan Penambahbaikan:

Gabungkan model 5W1H dengan model PDCA (Plan-Do-Check-Act) untuk memastikan tindakan dirangka dan dinilai.

7. Menganggap 5W1H Sekadar Format Laporan

Dalam sesetengah situasi, model ini digunakan hanya untuk *"melengkapkan borang atau laporan rasmi", bukan sebagai alat pemikiran yang mendorong perubahan. Apabila ini berlaku, nilai intelektual dan strategik model ini hilang.

Cadangan Penambahbaikan:

Budayakan penggunaan 5W1H dalam mesyuarat, perbincangan reflektif, kajian tindakan dan sesi PLC (Professional Learning Community).

Kesimpulan: Model 5W1H sepatutnya berfungsi bukan sahaja sebagai alat laporan, tetapi sebagai kerangka pemikiran strategik yang membimbing proses penyelesaian masalah secara menyeluruh. Oleh itu, pemahaman yang betul, penggunaan yang beretika dan aplikasi yang reflektif amat penting untuk memastikan ia memberikan impak yang signifikan dalam pembelajaran, pengurusan dan kepimpinan.

"Soalan yang baik bukan sekadar bertanya, tetapi membuka jalan kepada penyelesaian yang bermakna."

RUJUKAN ILMIAH DAN ASAS KONSEP

Kipling, R. (1902). Just So Stories: The Elephant’s Child Ohno, T. (1988). Toyota Production System: Beyond Large-Scale Production – menggunakan variasi 5W (dalam “5 Whys”) Young, M. (2008). The Art of Questioning for Problem Solving Ministry of Education Malaysia (2020). Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2013-2025. KPM. Ibrahim, M. S. (2015). Pengurusan Sekolah dan Penyelesaian Masalah Pendidikan. Kuala Lumpur: Penerbit Universiti Malaya. Yahya, A. (2018). Pendekatan Sistematik dalam Pengurusan Sekolah. Johor: Penerbit Akademi Pendidikan. Sakichi Toyoda (1930s). The 5 Whys Technique – Toyota Production System. Chua, Y.P., & Jamil, H. (2017). Educational Leadership and Problem Solving in Schools. Journal of Educational Management, 5(2), 55–68.