Saturday, February 23, 2019

Penggunaan Grid Potensi dan Prestasi Coaching Dalam Pembangunan Individu

Berupaya memberikan prestasi kerja yang terbaik pada hari ini tetapi, mempunyai fokus untuk mencapai prestasi yang lebih baik pada masa hadapan sentiasa menjadi matlamat bagi kebanyakan individu sama ada dalam perkara yang menyentuh hal-hal peribadi mahu pun berkaitan dengan bidang pekerjaan kita. 

Dua faktor ini iaitu "prestasi" dan "potensi" sering digunakan oleh pemimpin-pemimpin organisasi untuk menilai bagaimana berkesannya individu-individu melaksanakan tugasnya dan sejauh mana latihan atau bimbingan boleh dijadikan sebagai alat atau pendekatan yang dapat membantu mereka untuk meningkatkan prestasi kerja dan potensi mereka hingga mencapai satu tahap yang lebih baik.

Carta Gred Prestasi dan Potensi (GPP) atau Performance and Potential Grid ( PPG), yang diperkenalkan oleh Dr.Jon Warner mengandungi matriks tertentu yang dibahagi kepada tiga tahap, iaitu tahap prestasi dan potensi yang rendah, sederhana dan tinggi. Versi ringkas grid GPP mengandungi sembilan-kotak atau petak yang dapat ditunjukkan seperti berikut:

Carta GPP seperti yang dipaparkan di atas pada asasnya mempunyai sembilan kotak yang mana setiap satunya diberikan nombor iaitu daripada nombor satu (1) bagi kotak atas yang paling kanan, mewakili individu-individu yang mempunyai prestasi dan potensi kerja paling optimum. Nombor-nombor berikutnya yang secara beransur-ansur lebih tinggi dalam setiap kotak dari nombor (2) hingga ke nombor sembilan (9), iaitu petak yang paling kiri di bahagian bawah, mewakili individu yang mempunyai potensi dan prestasi kerja yang terendah dalam sesebuah organisasi.

Dalam menggunakan Carta GPP, kebanyakan tumpuan oleh kepimpinan dalam mana-mana organisasi seperti sekolah, biasanya akan diberikan kepada individu atau kumpulan individu yang berada dalam kotak 1, 2 dan 3. Individu yang berada dalam kumpulan ini dianggap sebagai aset yang sangat bernilai dalam organisasi. Mereka dianggap kumpulan yang penting, menjadi nadi penggerak kepada organisasi dan oleh sebab itu kumpulan ini sering menerima lebih banyak bimbingan dan latihan. Kumpulan ini jugalah merupakan individu-individu yang paling berkemungkinan untuk dilantik dalam jawatan yang lebih kanan jika terdapat kekosongan, sentiasa diberi keutamaan dalam pemberian anugerah seperti APC, diberikan tanggungjawab utama, peranan yang penting dan sebagainya. 

Sebaliknya kumpulan individu yang dikategorikan berada pada carat GPP nombor yang lebih besar seperti 4 hingga 9, dianggap kumpulan yang mempunyai prestasi biasa hinggalah kepada mereka yang dianggap sebagai penumpang yang tidak menyumbang secara signifikan kepada organisasi. Ironinya, perhatian, masa dan sumber kurang diberikan terhadap mereka yang berada dalam kumpulan petak empat (4) hingga sembilan (9) ini. Keadaan ini berlaku mungkin dengan keyakinan bahawa mereka ini ialah kumpulan yang lebih ramai di mana perhatian, sumber, kos untuk melatih dan membimbing mereka agak tinggi dan tidak sepadan dengan tahap potensi dan prestasi mereka. Mereka ini diumpamakan seperti peribahasa, jika untung sabut timbul, jika batu tenggelam.

Menggunakan Grid Prestasi dan Potensi dalam melaksanakan bimbingan 

Walaupun Carta GPP sering kali dilihat lebih condong dan memberi kelebihan kepada individu yang berada dalam tiga petak yang teratas, namun GPP sebenarnya adalah alat yang sangat berguna dalam membantu kita melakukan pertimbangan yang tepat tentang bagaimana kita dapat melaksanakan intervensi coaching kepada semua kumpulan individu yang berada dalam petak carta GPP secara bersasar. Peraka ini akan menjadi lebih jelas apabila kita menyediakan rubrik tingkah laku dan keperluan coaching bagi setiap sembilan kategori individu seperti yang terdapat pada carta GPP.

Langkah Ini memberi peluang kepada kita untuk memahami apakah kemungkinan tingkah laku yang paling berkaitan bagi setiap kategori individu pada dalam carta GPP. Seterusnya selaku coach, sama ada sebagai SIP+, SISC+ atau sebagai pengetua dan guru besar, kita akan memberikan bimbingan secara lebih spesifik mengikut keperluan dan kesesuaian demi memastikan pembangunan individu tersebut (personal development). Penjelasan yang lebih terperinci mengenai bagaimana rubrik GPP digunakan adalah seperti berikut;


TINGGI



MASIH MALAP / LATENTS
KEMUNCULAN / EMERGERS
BINTANG / STARS
POTENSI / POTENTIAL
Tingkah laku yang mungkin;
20)      Tidak berpengalaman / kurang matang
21)      Kurang kompeten pada bidang tertentu
22)      Dalam keadaan tertekan / terlebih menerima tekanan
23)      Kerja atau tugas yang banyak
24)      Kemahiran mengurus yang lemah

Jenis bimbingan yang diperlukan;
·     Kemahiran mengurus masa/ keutamaan tugas
·     Pemindahan pengetahuan dalam bidang yang mereka lemah
·     Pengurusan diri/ bimbingan disiplin diri
·     Membina keupayaan rangkaian (networking)
Tingkah laku yang mungkin;
6)        Berminat dan bersemangat untuk mencuba sesuatu yang baru
7)        Tidak memanfaatkan orang lain secara optimum
8)        Berfokus kepada perkara yang terperinci
9)        Lebih gemar kepada masalah / cabaran yang biasa dihadapi
10)      Pembuat keputusan berdasarkan gerak hati.

Jenis bimbingan yang diperlukan;
·     Kebolehan berfikir secara kritis
·     Kebolehan dalam menetapkan matlamat/ sasaran/ milestone
·     Berurusan dengan individu yang berprestasi rendah
·     Keluasan dalam komunikasi / serba boleh (versatility)
·     Membantu dan membangunkan orang lain
Tingkah laku yang mungkin;
1)        Mempunyai motivasi diri/ berinisiatif
2)        Suka membantu dan bekerjasama
3)        Penyelesai masalah yang berfokus dan efektif
4)        Keupayaan komunikasi yang luas dan menjadi penghubung
5)        Berfokus kepada gambaran secara menyeluruh (big picture)

Jenis bimbingan yang diperlukan;
·     Pemugaran matlamat/ tugas atau projek
·     Tugasan yang silang ganti (Cross-functional assignments) untuk tugasan berikutnya.
·     Peluang membina rangkaian hubungan (networking) yang lebih luas
·     Persembahan hasil kerja yang lebih luas / pelbagai
·     Pembangunan kemahiran perundingan dan pengaruh
·     Beri tugasan sebagai mentor kanan
PENERIMA / PLACEHOLDERS
TRANSISI / TRANSITIONALS
PENYUMBANG / CONTRIBUTORS
Tingkah laku yang mungkin;
34)      Tetapkan sasaran peribadi dan pasukan pada tahap yang rendah
35)      Bereja pada tahap perlahan atau steady
36)      Kurang bersedia untuk terlibat dengan aktif (hands dirty)
37)      Ada kalanya terlepas matlamat / tarikh akhir
38)      Berpotensi bersikap seperti primadona.

Jenis coaching yang diperlukan;
·     Membangunkan kecekapan dalam penetapan matlamat
·     Penekanan toleransi/ kemahiran pengurusan tempo kerja (tempo skills)
·     Projek kerjasama dan peluang bekerja secara sepasukan
Tingkah laku yang mungkin;
25)      Memberi tumpuan kepada isu-isu serta-merta (immediate issues)
26)      Boleh menghantar mesej yang pelbagai kepada orang lain.
27)      Boleh berkembang menjadi ketua pasukan / orang hubungan
28)      Tidak pasti di mana diri mereka dalam berhadapan dengan perubahan

Jenis coaching yang diperlukan;
·     Keupayaan EI
·     Pengurusan/ Perancangan jangka panjang
·     Konsistensi/ kualiti dalam komunikasi
·     Fokus kepada kemahiran pengurusan sumber manusia
Tingkah laku yang mungkin;
11)      Tahap keyakinan yang tinggi
12)      Individu yang kompeten
13)      Berfokus kepada aspek taktikal/ operasional
14)      Orientasi pengurusan projek/ tugas/ perubahan
15)      Penetapan sumber dengan berkesan

Jenis coaching yang diperlukan;
·     Menetapkan matlamat yang lebih tinggi / lebih sukar dan lebih strategik
·     Mengembangkan kemahiran kerja berpasukan / kerjasama
·     Kepintaran yang lebih luas dalam aspek pengurusan
·     Kemahiran dalam membuat persembahan
PENGKRITIK / DETRACTORS
PENGHALANG / BLOCKERS
PEKERJA / WORKERS
Tingkah laku yang mungkin;
39)      Bersikap negatif
40)      Perhubungan yang lemah daripada aspek pembuktian
41)      Konflik / pertelingkahan terhadap orang-orang tertentu
42)      Rendah moral / harga diri
43)      Terlalu bersederhana

Jenis coaching yang diperlukan;
·     Kesedaran diri / penemuan
·     Kemahiran pengurusan konflik
·     Empati / sensitiviti terhadap orang lain
·     Kemahiran mendengar
·     kemahiran pengurusan mengatasi / tekanan
·     Menguruskan prestasi
Tingkah laku yang mungkin;
29)      Terlalu bersifat tradisional/ cara lama dalam memikirkan sesuatu isu
30)      Inisiatif pada tahap yang rendah
31)      Kedekut terhadap ilmu yang dimiliki
32)      Lebih mempamerkan gaya autokratik atau mengarah
33)      Lebih cenderung kepada pengurusan mikro

Jenis coaching yang diperlukan;
·     Delegasi tugas
·     Kemahiran pemikiran kreatif/ pemikiran yang lebih berkembang
·     Sikap yang lebih terbuka dan fleksibel
·     Kemahiran motivasi kendiri dan teknik permulaan kendiri (self- starting techniques)
Tingkah laku yang mungkin;
16)      Etika kerja personal yang tinggi
17)      Keupayaan yang rendah/ perlu delegasi tugas
18)      Fokus terhadap tugas (ada kemungkinan melebihi dari memikirkan soal perhubungan)
19)      Komunikasi yang sangat sedikit

Jenis coaching yang diperlukan;
·     Perancangan dan cara berfikir yang lebih ke hadapan (foward planning and thinking)
·     Menganalisis / membentuk kerja dan individu agar melaksanakannya dengan cara terbaik
·     Menjadi penggerak pasukan (team-player)
·     Memupuk / membangunkan orang lain


RENDAH

TINGGI

PRESTASI / PERFORMANCE (Keputusan yang tepat)

Potensi masalah dalam menggunakan Grid Potensi dan Prestasi Coaching

Walaupun Carta GPP secara amnya berguna dalam memberikan bimbingan kepada kumpulan sasaran mengikut kategori individu, namun terdapat kemungkinan ia hanya sesuai menggambarkan individu tertentu sahaja, dan oleh itu kita perlu pendekatan yang lebih terperinci untuk membantu menilai di mana status semasa individu dan ke mana masa dan perhatian harus ditumpukan pada masa akan datang. Di samping itu, kita memerlukan kaedah yang bersesuaian untuk membantu menilai kekuatan prestasi dan keperluan pembangunan dan bidang-bidang lain yang boleh difokuskan dalam membantu membina potensi individu.

Walaupun terdapat banyak penilaian yang boleh digunakan untuk tujuan ini, instrumen yang berupaya mencakupi kedua-dua faktor-faktor prestasi dan potensi dan mengukur lebih banyak ciri-ciri individu ialah instrumen yang lebih baik. Atas sebab inilah, penilaian Harrison telah dipilih untuk digunakan sebagai instrumen yang tepat dalam melihat petensi dan prestasi individu (lihat http://www.harrisonassessments.com) . Terdapat sejumlah 175 ciri-ciri individu yang akan diukur dalam penilaian Harrison, namun tidak semua elemen dalam instrumen tersebut akan digunakan. Jadual di bawah ini adalah sebahagian daripada sifat-sifat yang sesuai untuk mengukur kedua-dua faktor iaitu prestasi dan potensi.


Potensi vs prestasi - menggunakan ciri-ciri penilaian Harrison

Potensi/ Potential
Prestasi/Performance
Sifat yang menjadi teras dan penting untuk kejayaan termasuklah;
(Essential and important-to-success traits include:)

Mengambil inisiatif /Takes Initiative
Motivasi diri/ Self-motivation
Penambahbaikan diri/ Self-improvement
Penerimaan kendiri/ Self-acceptance
Terbuka/ Reflektif/ Open/Reflective
Membantu/ Helpful
Pendesak/ Assertive
Pasti/ Certain
Empati/Warmth/empathy
Optimistik (Optimistic)
Menerima Pembaikan (Receives Correction)
Intuitif (Intuitive)
Mengambil risiko (Risking)
Kolaboratif (Collaborative)
Fleksibel (Flexible)
Berjeda (Tempo)
Sifat yang menjadi teras dan penting untuk kejayaan termasuklah;
(Essential and important-to-success traits include):

Berdaya tahan (Persistence)
Terurus (Organized)
Terperinci (Precise)
Pengurusan Stres (Stress Management)
Toleransi terhadap tekanan (Pressure Tolerance)
Bereksperimen (Experimenting)
Menganalisis Kesalahan (Analyzes Pitfalls)
Berfikiran Analisis (Analytical)
Berterus terang (Frank)
Berdiplomasi (Diplomatic)
Mempengaruhi (Influencing)
Menguatkuasakan (Enforcing)
Berwibawa (Authoritative)
Kesediaan bekerjasama (Enlists Cooperation)
Membuat pertimbangan strategik (Judgment Strategic)
Mahukan cabaran (Wants Challenge)
Sifat untuk dielakkan (potensi untuk gagal):
Traits-to-avoid (potential de-railers):

Cepat, tetapi tidak terperinci (Fast, but imprecise)
Terperinci, tetapi rendah mutu (Precise, but low)
Ragu-ragu (Skeptical)
Kurang Logik (Laser Logical)
Pengurusan yang regid/ tegar (Rigidly Organized)
Dogmatik/ Dogmatic
Kritikal pada diri sendiri (Self-critical)
Melindungi diri (Defensive)
Mendominasi (Dominating)
Sifat untuk dielakkan (potensi untuk gagal):
Traits-to-avoid (potential de-railers):

Berkecamuk (Scattered)
Tidak selesai (Non-finishing)
Berwaspada (Cautious)
Impulsif/ ikut gerak hati (Impulsive)
Optimistik buta (Blindly Optimistic)
Permisif/asal boleh (Permissive)
Autoritarian/ Fokus kepada kuasa (Authoritarian)
Menangguhkan Keputusan (Defers Decisions)
Mengelak (Evasive)
Perhatikan bahawa Carta di atas memasukkan apa yang dipanggil “tergelincir” / "derailers" di mana dalam penilaian Harrison, bahasa dan sistem, atau sifat-sifat yang dijangka secara aktif mengurangkan prestasi dan/atau potensi individu.
Berdasarkan kepada pengamatan saya, Carta GPP ini boleh digunakan bagi tujuan melihat hubungan antara prestasi dan potensi kerja seseorang individu, sebelum kita menentukan apakah jenis bimbingan yang diperlukan untuk membangunkan potensi dan prestasi individu tersebut. Dalam konteks SIPartners+, PGG boleh digunakan sebagai satu pendekatan dalam memberi bimbingan kepada kumpulan pengetua dan guru besar serta penolong-penolong kanan agar bimbingan dan sokongan dapat diberikan mengikut tahap potensi dan prestasi mereka. Pendekatan yang sama juga boleh digunakan oleh pengetua dan guru besar dalam memberi bimbingan kepada barisan pemimpin pertengahan dan guru-guru supaya pembangunan profesionalisme individu yang dilaksanakan lebih berfokus dan sesuai mengikut tahap potensi dan prestasi mereka.

No comments: