Monday, January 24, 2011

Mengurus Dengan Berjalan Sekitar (MBWA)



Dalam Mesyuarat Pengurusan dan Pentadbiran Bil.3/2011, Pengetua Puan Hajah Fouziah Abu Hamid, telah menyatakan cadangannya untuk melaksanakan amalan pengurusan Management By Walking About (WBMA) dalam kalangan Penolong Kanan dan Guru Kanan di sekolah.

Pada penulisan pada kali ini saya mengambil peluang untuk menulis mengenai WMBA dari prespektif ilmiah yang barangkali boleh dimanfaatkan oleh Penolong Kanan dan Guru Kanan selaku pelaksana dan guru-guru serta staf sokongan yang akan terlibat secara langsung dalam memahami konsep, tujuan dan pendekatan terbaik dalam melaksanakannya.

Puas juga saya memikirkan apakah istilah yang bertepatan dengan citra lidah Malaysia (Bahasa Melayu)  mengenai konsep WBMA. Namun saya akhirnya berpuas hati dengan tafsiran WBMA sebagai Pengurusan Secara Berkeliling Sekitaran Tempat Kerja. (Mengurus Dengan Berjalan Sekitar)

Penulisan ini adalah maklumbalas awal saya menganai satu amalan baik dalam pengurusan seperti yang dicadangkan oleh pengetua. Semoga penulisan ini dapat membantu rakan-rakan pentadbir dalam memahami lebih lanjut mengenai amalan pengurusan MBWA ini.

Management By Walking About/Around (MBWA) adalah satu pendekatan dalam pengurusan organisasi, iaitu pendekatan berstruktur secara turun padang dengan penyertaan langsung oleh pengurus sesebuah organisasi dalam urusan pekerjaan yang berkaitan dengan kakitangan di bawah kawalan mereka.

Pengurusan dengan berjalan sekitar menekankan pentingnya hubungan interpersonal, apresiasi dan pengiktirafan secara terbuka terhadap kakitangan di bawah kawalan. Pendekatan ini adalah salah satu cara yang paling penting untuk membina hubungan saling hormat, penuh kesopanan dan menekankan penambahbaikan prestasi di tempat kerja.

Pendekatan ini adalah berbeza dengan amalan pengurusan konvensional dan tradisional yang bersifat kaku, sehala dan bersifat jarak jauh (remote control). Pada praktiknya menerusi MBWA, pengurus menghabiskan sejumlah besar masa mereka melakukan lawatan rasmi untuk ke kawasan kerja dalam kawalan mereka melihat secara dekat dan  mendengar pandangan serta mengetahui masalah pekerja.

Tujuan pengurusan menerusi pendekatan ini adalah untuk mengumpul sejumlah maklumat kualitatif, mendengar pandangan dan keluhan, dan mendapatkan merasai sendiri denyut nadi keseluruhan organisasi. Pendekatan ini juga disebut pengurusan dengan berkeliling.

Amalan mengurus dengan berjalan sekitar dipopularkan oleh Tom Peters dan Robert Waterman pada awal tahun 1980 kerana beliau merasakan bahawa para pengurus organisasi menjadi terpinggir dari kakitangan bawahan mereka.

"MBWA is simply a means of promoting effective two-way communication between employees and managers. Two-way channels of communication provide for fruitful, immediate exchange between two or more parties, thus filling the gaps left open by other communications techniques."

                                                                                                         PETERS and WATERMAN (1982)

Walau bagaimanapun pendekatan ini secara praktiknya telah dipelopori oleh syarikat Hewlett-Packard, dan telah dilakukan sejak tahun 1973. Eksekutif di syarikat tersebut digalakkan untuk mengenali kakitangan mereka, memahami pekerjaan mereka, dan membuat diri mereka lebih terlihat dan mudah diakses.

Bill Hewlett dan falsafah perniagaan Dave Packard, berpusat pada rasa hormat yang mendalam terhadap kakitangan dengan membina keyakinan dan kesedaran dalaman di kalangan pekarja untuk melakukan pekerjaan yang terbaik demi organisasi.  Cara berkerja telah diubah menjadi tidak formal, pengurusan desentralisasi dan santai, komunikasi kolegial tanpa menjejaskan perkhidmatan dan produktiviti.

If you wait for people to come to you, you’ll only get small problems. You must go and find them. The big problems are where people don’t realize they have one in the first place.

                                                                                                                             -W. Edwards Deming

A desk is a dangerous place from which to view the world.

                                                                                                                            -John le CarrĂ©

Prinsip asasnya ialah pengurusan dengan gaya perintah-dan-kawalan tidak berkesan lagi dalam organisasi moden. Tidak ada yang lebih konstruktif daripada melihat apa yang sebenarnya berlaku di dunia nyata dan belajar dari itu. Pengurusan dengan berjalan sekitar adalah suatu teknik kepimpinan yang telah teruji oleh waktu dan boleh digunakan oleh setiap pengurus.

Pendekatan

Menguruskan dengan berjalan sekitar memerlukan penglibatan peribadi, kemahiran mendengar yang baik, dan kesedaran bahawa kebanyakan orang di suatu organisasi ingin memberikan sumbangan terhadap kejayaan dalam organisasinya.

MBWA Seharusnya tidak dipaksakan dan tidak boleh dijadikan sebgai sebuah sandiwara. MBWA Ini berfungsi jika kita memaparkan ketulusan dan kesopanan dan pengurus benar-benar tertarik dengan kakitangan dan bagaimana kakitangan mereka bekerja.

Bagi memastikan keberkesanannya berikut adalah cadangan ke arah MBWA yang berkesan, cubalah untuk;

1) Berjalan sekerap yang boleh, berulang dan sebaiknya sehari-hari.

2) Berehat selepas anda membuat pusingan anda.

3) Mengagihkan tugas dan menggalakan laporan yang positif.

4) Melihat dan mendengar tanpa membuat penilaian.

5) Menggalakkan sumbangan idea dan pendapat untuk meningkatkan operasi, produk, dll

6) Jadi responsif terhadap masalah dan bersikap mengambil berat.

7) Berilah perhatian kepada kakitangan yang membuat perkara yang betul dan memberi mereka pengiktirafan.

8) Bina perwatakan sebagai pembimbing, mentor dan jurulatih, bukannya bersifat mengarah dan mencari salah.

9) Berikan bantuan segera kepada kakitangan yang memerlukan.

10) Gunakan kesempatan untuk menyebarkan nilai-nilai baik organisasi.

11) Berkongsi visi dan misi organisasi dalam tindakan kita.

12) Berlapang dada dan elak keterpaksaan dalam melaksanakan tugasan.


Manfaat

Menguruskan dengan berjalan sekitar tidak hanya memotong garis menegak komunikasi bahkan ia juga turut

1) membina kepercayaan dan hubungan.

2) Memotivasi kakitangan dengan menunjukkan sikap pengurusan yang mengambil berat terhadap bidang kerja kakitangan.

3) Mendorong kakitangan untuk mencapai matlamat individu dan kolektif.

4) Mengukuhkan keupayaan memacu perubahan budaya kerja ke tahap prestasi yang lebih tinggi terhadap organisasi.

5) Menyumbang kepada trbinanya sebuah organisasi yang sihat.

Semoga penulisan ini dapat menjadi asas kepada semua guru dan kakitangan dalam memahami konsep WBMA dan menerima perubahan yang cuba diutarakan ke arah penambahbaikan sekolah.

Saya amat mengalu-alukan jika ada bahan lain yang dapat dikongsikan mengenai WBMA daripada kalangan pembaca blog. Sekiranya pembaca blog ini mempunyai sumber mengenai WBMA sila salurkan kepada saya menerusi ruangan maklum balas pada blog ini.


Bacaan lanjut;

ADB. 2008a. Managing Knowledge Workers. Manila. Available: www.adb.org/documents/information/knowledgesolutions/managing-knowledge-workers.pdf

———. 2008b. Storytelling. Manila. Available: www.adb.org/documents/information/knowledge-solutions/storytelling.pdf

———. 2009. Working in Teams. Manila. Available: www.adb.org/documents/information/knowledge-solutions/working-in-teams.pdf

David Packard. 1995. The HP Way: How Bill Hewlett and I Built Our Company. HarperCollins Publishers.


No comments: