Penandaarasan Sebagai Strategi Penambahbaikan Berterusan di Sekolah: Konsep dan Rasional

Penandaarasan merupakan kaedah yang telah digunakan sekian lama oleh individu, kumpulan mahupun organisasi untuk tujuan penambahbaikan prestasi masing-masing. Sejak dahulu lagi kemajuan telah dapat dicapai menerusi proses penandaarasan ini di mana penelitian dibuat ke atas pihak yang lebih maju dan idea-idea dipinjam, diubahsuai dan dilaksanakan di organisasi sendiri. Dalam tahun 70'an pihak pengurusan memberi tumpuan kepada proses penambahbaikan secara berterusan dan ini mencetus kesedaran bahawa kecemerlangan sesuatu output itu banyak bergantung kepada proses-proses yang terlibat dalam penghasilannya. | BAHAN POWER POINT |

Gerakan proses penambahbaikan secara berterusan ini mempunyai impak terhadap organisasi di tahun-tahun 80'an sehinggalah ke hari ini. Penandaarasan adalah salah satu usaha yang dilaksanakan untuk penambahbaikan secara berterusan dan syarikat -syarikat swasta di negara barat mula menggunakan konsep ini dalam tahun 80'an untuk melihat amalan terbaik bagi sesuatu proses dan mengubahsuaikannya untuk dilaksanakan di syarikat sendiri. Kini amalan penandaarasan didapati telah membawa keuntungan bagi syarikat-syarikat yang melaksanakannya.

KONSEP PENANDAARASAN 

Penandaarasan adalah merupakan "satu proses yang sistematik dan berterusan untuk mengenalpasti, mempelajari, mengubahsuai dan melaksanakan amalan-amalan terbaik daripada organisasi yang sama atau daripada organisasi lain untuk mencapai prestasi unggul". Ia memerlukan sesebuah sekolah memilih Sekolah Rujukan (sekolah/ sekolah yang ditanda aras) di mana pengukuran boleh dilakukan dan sebarang jurang yang wujud dirapatkan. 

Secara umumnya ia melibatkan sekolah untuk "meninjau amalan terbaik yang dilakukan oleh pihak lain, bagaimana ia dilakukan dan bagaimana sekolah boleh melakukannya dengan lebih baik lagi". Dalam proses ini, sesebuah sekolah akan membuat perbandingan dengan Sekolah Rujukan untuk menambahbaik sesuatu produk atau perkhidmatan ataupun proses-proses kerja. Ia adalah merupakan alat untuk mengenalpasti dan mencapai sesuatu standard kecemerlangan. 

RASIONAL PELAKSANAAN PENANDAARASAN 

Penandaarasan yang dilakukan oleh pihak sekolah amatlah penting kerana sebab-sebab berikut: 

(a) Mendorong sekolah supaya sentiasa menjalankan usaha-usaha penambahbaikan secara berterusan dan dengan itu menjamin kecemerlangan prestasi sekolah. Melalui proses penandaarasan. sekolah akan mengukur prestasi sendiri melalui perbandingan yang dibuat dengan sekolah atau sekolah lain dan memilih amalan terbaik untuk dilaksanakan. Ini akan mencetuskan persaingan yang sihat dan menghasilkan penambahbaikan kepada sekolah yang melakukan proses penandaarasan; 

(b)  Menggerakkan sekolah mengamalkan konsep pembelajaran setiap masa. Dengan mempelajari dari pihak lain, sesebuah sekolah seperti sekolah akan dapat menyedari tentang kelemahan dan kekurangan diri sendiri dan seterusnya berupaya untuk melaksanakan penambahbaikan. Proses pembelajaran ini akan menentukan bahawa usaha penambahbaikan sentiasa dilakukan; 

(c) Mengelakkan sekolah seperti sekolah bersikap selesa dengan prestasi masa kini. Dengan itu walaupun prestasi sekolah memuaskan, ia merangsang sekolah untuk mencari idea yang lebih baik lagi untuk dilaksanakan; 

(d) Membantu sesebuah sekolah meningkatkan kepakaran dalam sesuatu proses kerja dan dengan itu menjadikannya bahan untuk dibanding oleh pihak-pihak lain; 

(e) Mewujudkan satu sistem perkongsian maklumat bersama di antara sekolah yang melaksanakan penanda aras (Sekolah Pelaksana) dengan Sekolah Rujukannya. Ia memberi manfaat kepada kedua-dua belah pihak. Sekolah yang melaksanakan penandaarasan akan mempelajari amalan-amalan yang lebih baik manakala Sekolah Rujukan akan lebih memahami tentang operasi dan prestasi sekolah sendiri, mengenali Sekolah Pelaksana serta memperolehi hasil daripada proses penandaarasan berkenaan; 

(f) Membolehkan sekolah yang mempunyai prestasi yang lebih baik membantu sekolah yang sedang melaksanakan penandaarasan. Dengan ini kaedah terkini , kemahiran, amalan baik dan juga maklumat lain yang berkaitan akan dapat dikongsi; dan 

(g)  Mewujudkan  rangkaian  kerjasama, jaringan dan jalinan yang  rapat  di  kalangan  sekolah-sekolah dan agensi-agensi lain. 

JENIS PENANDAARASAN 

PKPA Bilangan 1, Tahun 1999 menggariskan lima  jenis  penandaarasan  yang  boleh  dilaksanakan  oleh  agensi-agensi termasuklah sekolah-sekolah; 

(a) Penandaarasan Secara Dalaman; 

(b) Penandaarasan Dengan Agensi Kerajaan Lain Yang Mempunyai Fungsi Yang Sarna; 

(c) Penandaarasan Dengan Agensi Kerajaan Lain Yang Mempunyai Fungsi Yang Berlainan; 

(d) Penandaarasan Dengan Sektor Lain; dan 

(e) Penandaarasan Dengan Agensi Di Luar Negara.

(a)   Penandaarasan Secara Dalaman 

Proses penandaarasan secara dalaman melibatkan agensi melihat dalam organisasi sendiri akan amalan terbaik dalam penghasilan produk atau perkhidmatan. Dalam hal ini, seseorang guru, bidang atau unit di sesebuah sekoalh akan memilih Rakan Rujukan daripada guru, bidang atau unit lain yang mempunyai amalan terbaik untuk dikongsi bersama. Contohnya, seseorang guru, bidang atau unit yang berhasrat untuk memperbaiki amalan pembelajaran mereka bolehlah merujuk kepada seorang guru, bidang atau unit yang mantap dari segi pengajarannya. 

(b)   Penandaarasan Dengan Agensi Kerajaan Lain Yang Mempunyai Fungsi Yang Sama 

Sesebuah agensi Kerajaan boleh melaksanakan penandaarasan dengan memilih Rakan Rujukan dari agensi luaran yang mempunyai fungsi yang sama. Sebagai contoh, sesebuah sekolah yang bercadang untuk memperbaiki amalan Pembelajaran Abad Ke-21 bolehlah merujuk kepada sekolah lain yang diketahui mempunyai amalan terbaik dalam aspek ini. 

(c)    Penandaarasan Dengan Agensi Kerajaan Lain Yang Mempunyai  Fungsi Yang Berlainan 

Proses penandaarasan boleh juga dilaksanakan dengan merujuk kepada agensi luaran yang mempunyai fungsi yang berlainan. Walaupun fungsi tugas adalah berlainan, namun ia hanya boleh dilaksanakan sekiranya terdapat kesamaan dari segi proses keIja. Sebagai contoh, sebuah sekolah yang bercadang untuk memperbaiki sistem pengurusan mengikut 5S dalam pengurusan fail dan setor boleh  memilih mana-mana agensi kerajan lain selain sekolah  bagi  proses  ini  jika  didapati  agensi-agensi Kerajaan tersebut mempunyai sistem yang terbaik untuk penandaarasan. 

(d)    Penandaarasan Dengan Sektor Lain 

Dalam keadaan tertentu, sekolah sebagai agensi Kerajaan boleh juga memilih syarikat -syarikat swasta atau agensi dari sektor lain sebagai Rakan Rujukan bagi proses penandaarasan ini. Sebagai contoh sebuah sekolah bercadang untuk memperbaiki pengurusan dalam meningkatkan kesedaran alam sekitar dengan mewujudkan komuniti karbon rendah (Low Carbon Society )kepada murid-muridnya boleh melakukan lawatan penandaarasan di agensi swasta yang terlibat dalam pengurusan alam sekitaran seperti Alam Flora, kilang, pasaraya dan seumpamanya. 

(e)   Penandaarasan Dengan Agensi Di Luar Negara 

Proses penandaarasan boleh juga dilaksanakan dengan memilih Rakan Rujukan dari luar negara dari mana-mana sektor. Sebagai contoh sebuah sekolah bercadang untuk memperbaiki amalan pengurusan dan pembelajaran  di luar negara yang bertaraf dunia (world class) mempunyai amalan terbaik di dalam yang dimaksudkan. Dengan ini, sekolah tersebut  misalnya, boleh mempelajari dari dari sekolah-sekolah di luar negara seperti Singapura dan Finland, supaya mempelajari rahasia kejayaan pendidikan di negara-negara tersebut. 

Walau bagaimanapun proses penandaarasan jenis ini hanya digalakkan sekiranya amalan terbaik bagi sesuatu produk, perkhidmatan atau proses kerja itu tidak terdapat di  negara  ini.  Dalam  hal  ini,  agensi  perlu  mengambil  kira  tentang  implikasi kewangan kepadanya dan Kerajaan. Bagi mengelak implikasi kos yang tinggi kepada jabatan. proses penandaarasan boleh dilaksanakan melalui surat menyurat dan perhubungan e-mail tanpa perlu mengadakan lawatan secara langsung yang menggunakan belanja yang tinggi.

RUMUSAN  

Falsafah di sebalik pengamalan penandaarasan ini ialah mewujudkan sikap rendah diri dan mengakui hakikat bahawa banyak lagi yang boleh dipelajari dari pihak lain yang lebih baik dari diri sendiri. Ia memerlukan sekolah mempunyai minda yang terbuka di mana sekolah perlu menerokai idea-idea baru yang diamalkan oleh pihak-pihak lain dan bersedia untuk memperbaiki cara bekerja. Ia mempunyai objektif utama untuk meningkatkan kualiti perkhidmatan melalui penambahbaikan sesuatu proses kerja untuk meningkatkan lagi tahap kepuasan hati pelanggan. Dengan itu, ia memerlukan kesedaran di kalangan warga pendidik bahawa terdapat cara yang lebih baik dalam melakukan sesuatu tugas itu dan sesuatu proses kerja itu boleh ditambahbaik secara berterusan selaras dengan perubahan persekitarannya.