Kemahiran Asas MS Excel : Tapak Analisis SKPMg2 (Versi Sekolah)

SKPMg2 Sebagai satu instrumen penarafan kendiri sekolah merupakan alat pemajuan sekolah yang seharusnya dijadikan sebagai rujukan kepada kepimpinan dan warga guru di sekolah dalam merancang program pemajuan sekolah. Penarafan SKPMg2 sering kali dianggap sebagai satu tugas rutin sahaja yang perlu dilaksanakan oleh pihak sekolah. Sekiranya proses penarafan SKPMg2 ini dapat dilaksanakan dengan baik, ia dapat memberikan maklumat yang tepat tentang status atau standard kualiti sekolah dari aspek kepimpinan, penguruan organisasi, pengurusan kurikulum, kokurikulum dan kualiti guru. Oleh itu kepimpinan di sekolah perlulah menjadikan data dari penarafan SKPMg2 sebagai sebahagian daripada data utama yang perlu dirujuk dalam penrancangan program dan aktiviti pemajuan sekolah.

 MUAT TURUN BAHAN VERSI EDARAN  (sila klik link dan muat turun bahan sebelum tapak boleh digunakan. Klik pada link setelah itu, klik butang kanan tetikus dan pilih  muat  turun. Fail tidak berfungsi jika dibuka terus secara online pada google drive)

Atas kesedaran ini saya berkongsi sedikit sebanyak bagaimana kepimpinan di sekolah dapat menjimatkan masa dan tenaga, serta memudahkan data SKPMg2 dianalisis dengan mengunakan Templat Analisis SKPMg2 Versi Sekolah. Pada sesi perkongsian sebelum ini saya telah menunjukkan cara bagaiamana data SKPMg2 boleh dianalisis pada peringakat PPD, khususnya oleh SIP+, SISC+ dan penolong-penlong PPD dalam mengenal pasti jurang yang wujud daripad analisis data SKPMg2 agar dapat memberikan sokongan secara berfokus kepada sekolah.

Pada sesi kali ini saya telah mengadakan sesi perkongsian dalam kalangan SIP+ tentang bagaimana menggunakan Templat Analisis SKPMg2 yang boleh digunakan dalam menganaials data  SKPMg2, agar dapat memeberikan input yang penting tentang satatus sekolah dalam mengena pasti jurang dan titik lemah yang perlu ditambahbaik.  

Video ini adalah rakaman daripada sesi perbengkelan yang dikendalikan oleh SIPartners+ Negeri Johor kepada peserta yang terdiri dari kalangan SIP+ Malaysia. Video ini menjelaskan bagaimana pihak sekolah boleh dibantudalam menyediakan analisis SKPMg2 bagi tujuan pemajuan sekolah. Templat Analisis SKPMg2 sekolah dibina bagi tujuan dijadikan sebagai platform untuk menganalisis keberhasilan SKPMg2 dan  untuk melihat perubahan bagi setiap aspek disamping mengenal pasti  jurang bagi keperluan sekolah mengenal pastiaspek yang perlu dibangunkan. 

Templat Analisis SKPMg2 ini boleh diakses oleh semua kepimpinan sekolah menersui link yang dilampirkan pada penulisan ini. Semoga bahan yang dikongsi ini dapat memberi manfaat kepada anda semua. Sila Subscribe, Like dan Share agar anda tidak terlepas daripada dinotafikasi apabila terdapat entry baru pada Yu-Lead Channel ini.

Untuk memberi makna dan menjadikan penarafan SKPMg2 yang dilakukan oleh pihak sekolah memberikan gambaran yang sebenar mengenai standard kualiti sekolah, dan intervensi yang dilaksanakan memberikan hasil yang positif, maka enam aspek berikut boleh dijadikan sebagai panduan kepada pengetua dan guru besar.

1) Pasukan Pelaksana Standard (PPS) yang kompeten. Kepimpinan di sekolah perlu memastikan kompetensi Pasukan Pelaksana Standard (PPS) berada pada tahap kecekapan dan profesionalisme yang tinggi. Ini bermaksud guru-guru yang melaksanakan penarafan bagi setiap standard mempunyai tahap pengetahuan, kemahiran dan mempunyai nilai profesional yang tinggi agar penarafan yang dilakukan mempunyai tahap kepatuhan yang tinggi, iaitu skor penarafan dari PPS mempunyai jurang yang kecil berbanding skor dari perspektif Jemaah Nazir Sekolah - kurang 5%. 

2) Kemahiran menganalisis & menginterpretasi data. Memiliki PPS yang kompeten tidak memadai sekiranya data dikumpulkan tidak dapat dianalisis dan diinterpretasikan dengan tepat. Oleh itu kepimpinan di sekolah perlu menguapayakan PPS agar mempunyai kemahiran dalam menganisis dan menginterpretasi data. Hal ini demikian kerana data SKPMg2 tersebut boleh memberikan input dan maklumat pentung secara menyeluruh berkaitan pelbagai aspek pengurusan sekolah. Data yang ada perlu dianalisis bagi menganal pasti jurang dan titik lemah serta memberi input yang tepat kepada kepimpinan sekolah. Tringulasi data merentasi standard dan integrasi dengan data-data lain berkaiatn kepimpinan, kualiti guru dan kemenjadian murid, menjadikan interpretasi data mempunyai ketapatan yang tinggi.  

3) Mengenal pasti punca. Jurang terbesar dan titik lemah yang dikenal pasti daripada analisis data yang dilakukan, perlu dikuti pula dengan proses menganalisis punca agar tindakan penambahbaikan dapat dibuat adalah berasaskan punca masalah. Tujuannya adalah bagi memastikan impak daripada pelaksanakaan sesuatu intervensi dapat dimaksimumkan keberhasilannya. Oleh itu pada peringkat ini pihak sekolah sewajarnya berupaya mengenal pasti punca, menentukan kumpulan sasarn dan menyediakan pelan tindakan dalam bentuk intervansi atau aktiviti penambahabiakn sekolah.

4) Menggunakan pendekatan proses. Semua perancangan yang dilakukan perlu dilaksanakan dengan menggunakan pendekatan proses berasaskan pendekatan 6P iaitu Perancangan, Pelaksanaaan, Pemantauan, Penilaian, Penambahbaikan dan Pendokumentasian. Pendekatan lain seperti pendekatan Plan, Do Check & Act (P-D-C-A), A3 Report, DMAIC, 8D dan sebagainya juga boleh digunakan, terpulang kepada sekolah mengikut kepakaran dan pendedahan yang diterima. Walau bagaimanapun tidak dinafikan bahawa pendekatan 6P atau PDCA adalah antara pendekatan yang lebih mudah untuk difahami dan dimplementasikan. Menggunakan pendekatan proses dalam pelaksanaan program atau intervensi penambahbaikan sekolah adalah syarat penting dalam memastikan program atau aktiviti yang dilaksanakan memeberikan hasil yang postif.

Perbandingan antara PDCA, DMAIC, A3 Report dan 8D/PSP

5) Mengamalkan Empat Fungsi Pengurusan. Kepimpian di sekolah perlu memastikan empat fungsi diamalkan dengan baik. Prinsip-prinsip pengurusan telah dikategorikan kepada empat fungsi utama perancangan, penganjuran, memimpin, dan mengawal dikenali sebagai rangka kerja P-O-L-C (Planning, Organizing, Leading & Controlling). 

Planning / Perancangan	-          Mendifinisiakan hala tuju (visi dan misi) -          Menetapkan matlamat & objektif -          Penjana strategi -          Pelan Tindakan untuk mencapai objektif
Organizing / Pengelolaan/ Pengurusan	-          Formulasi struktur / organisasi -          Peruntukkan sumber -          Rekabentuk tugas
Leading / menerajui	-          Kepimpinan & Peneraju -          Motivasi, pembimbing dan pendorong -          Ko-ordinasi dan Komunikasi
Controlling / Pengawalan	-          Proses & Standard -          Semakan dan penilaan -          Tindakan penambahbaikan

Kerangka POLC

6) Memanfatkan teknologi. Salah satu elemen penting yang perlu juga diberi perhatian dalam memastikan pengurusan data SKPMg2 yang baik ialah keupayaan kepimpinan sekolah dalam menggunakan teknologi ICT dalam menyokong dan memudahkan tugas. Kemahiran digital berasaskan teknologi ICT ini, berupaya memudahkan pengurusan sekolah, sama ada pada fasa perancnagan, prlaksanaan pemantauan mahu pun pada peringkat penilaian. Teknologi dan kemahiran dalam ICT berupaya meningkatkan kualiti pengurusan yang impaknya dapat dilihat dari segi peningkatan kecakapan pengurusan, ketepatan dalam membuat keputusan dan interpretasi data, kepantasan dalam bertindak dan tak kurang pentingnya juga keseonokan dalam melaksanakan tugas walau pun sesuatu tugas dilihat sangat mencabar.