Penggunaan Data Dalam Program Penambahbaikan Sekolah

Klik Pada Gambar untuk muat turun bahan

Data adalah sangat penting dalam memastikan kita melaksanakan intervensi yang betul terhadap isu atau permasalahan yang ingin kita tangani. Data juga akan menjadikan keputusan-keputusan yang akan kita lakukan merupakan keputusan yang tepat sepanjang proses pengurusan dan pelaksanaan sesuatu program atau aktiviti.

Menurut Killian & Bellamy, Memahami dan menggunakan data mengenai prestasi sekolah dan murid adalah asas kepada peningkatan sekolah. Tanpa menganalisis dan menggunakan DATA, sekolah tidak mungkin berupaya  mengenal pasti  dan menyelesaikan masalah atau mengetahui perkembangan prestasi semasa ke arah pencapaian. Data adalah nadi transformasi sekolah.

Understanding and using data about school  and student performance are fundamental to  improving schools. Without analyzing and  discussing DATA, schools are unlikely to  identify and solve problems …….or know  how they are progressing toward achievement….Data are the fuel of school reform.

Killian & Bellamy, 2000

Cuba anda Imbas kembali amalan anda di sekolah, apakah data yang  kerap anda  gunakan di sekolah? dan seterusnya cuba tanya pada diri sendiri adakah data yang anda gunakan itu mencukupi? Perlu diingat bahawa penggunaan data tidak terhad kepada data tunggal sahaja. Sebaliknya penggunaan data dari pelbagai sumber yang berlainan menjadikan input lebih pelbagai yang menjadikan proses pelaksanaan dan output memberikan impak lebih bermakna.

Analoginya adalah seperti kita memasak nasi goreng. Sudah tentu kita akan merasakan nasi goreng yang mempunyai pelbagai bahan seperti udang kering, udang galah dan daging lebih menyelerakan untuk dimakan berbanding nasi goring yang disajikan hanya mengandungi lada dan ikin bilis sahaja. Bahkan tukang masak tentu lebih gembira untuk memasak nasi goreng yang cukup perencah dan pelbagai bahan, kerana akan mendatangkan kepuasan kepada dirinya apabila masakannya akan digemari oleh tetamunya. 

Begitu juga dalam melaksanakan penambahbaikan sekolah, membuat keputusan dan penyelesaian masalah, dengan terdapatnya pelbagai input atau data, menjadikan kita lebih berkeyakinan bahawa intervensi yang kita laksanakan itu akan memberikan keberhasilan yang lebih bermakna.

Kitaran Analisis Data : Penilaian Data / Maklumat Secara Berkesan

Setelah kita mengetahui betapa perlunya data dalam menentukan intervensi yang memberikan keberhasilan terhadap program peningkatan disekolah, kita maju setapak lagi dalam memantapkan pemahaman dalam  penggunaan data ini iaitu dengan memahami kitaran data. Terdapat tujuh proses yang perlu kita lakukan berkaitan data sebelum kita memutuskan sesuatu keputusan atau tindakan iaiatu (Rujuk Rajah 1);

1)    Membina fokus yang strategik terhadap  bidang aspirasi / keberhasilan utama

2)    Melaksanakan kajian dan mengumpul data yang berkaitan dengan bidang utama yang  dibina

3)    Mengenalpasti bidang fokus  penambahbaikan.

4)    Membangunkan perancangan tindakan  pembangunan professional (CPD action plan).

5)    Melaksanakan tindakan dan mengumpul data terhadap tindakan  yang dilaksanakan untuk pemantauan dan pengawalan.

6)    Menilai proses dan hasil kerja dan  melakukan refleksi terhadap proses dan hasil kerja buat (tindakan).

7)Memutuskan dan bertindak untuk meneruskan perancangan tindakan atau  menyemak semula perancangan tindakan serta  meneruskan pengumpulan data untuk  mentaksir kesan perancangan tindakan  pembangunan professional (CPD action plan)  yang dilaksanakan.

Rajah 1 : Kitaran Data

Berdasarkan kepada Rajah 1, terdapat lima kitran data dan enam kitaran analisis yang akan berlaku dalam proses membuat keputusan, penyelesaian masalah dan dalam melaksanakan sesuatu tindakan penambahbaikan. Kitaran Data dan dan Kitran Analisis ini dapat dihuraikan dengan lebih jelas sebagaimana jadual berikut;

Kitaran Data	Kitaran Analisis
E1: Mencari  Maklumat	1. Membina fokus yang strategik terhadap bidang aspirasi /  keberhasilan utama
E2: Mengumpul  Data	2. Melaksanakan kajian dan mengumpul data yang berkaitan  dengan bidang utama yang dibina
E3: Menganalisis &  Mengintertpretasi	3. Mengenalpasti bidang fokus penambahbaikan
E4: Bertindak	4. Membangunkan perancangan tindakan pembangunan/ intervensi  sekolah transformasi
	5. Melaksanakan tindakan dan mengumpul data terhadap tindakan yang dilaksanakan  untuk pemantauan dan pengawalan
E5: Menilai	6. Menilai proses dan hasil kerja dan melakukan refleksi terhadap  proses dan hasil kerja
Membuat keputusan	7. Memutuskan dan bertindak untuk meneruskan perancangan  tindakan atau menyemak semula perancangan tindakan serta  meneruskan pengumpulan data untuk mentaksir kesan perancangan  tindakan pembangunan professional (CPD action plan) yang  dilaksanakan

Elemen 1 : Kitran Data 1 - Mencari Maklumat

Satu aspek yang perlu dipertimbangkan terlebih dahaulu sebelum kita membuat keputusan, menyelesaikan masalah dan melaksanakan tindakan penambahbaikan ialah dengan memastikan sumber maklumat yang mencukupi. Maklumat perlu mencukupi, tepat, pelbagai dan bermakna kerana maklumat tersebut iaitu data atau input akan menjadi penentu terhadap tercapainya matlamat bidang keberhasilan yang disasarkan. Terdapat tiga maklumat atau data yang perlu diberi penekanan iaitu; 

·         Maklumat  Kapasiti

·         Maklumat  Proses Kerja

·         Maklumat Produk/  Hasil dicapai

Rajah 2: Tulang Ikan Ishikawa

Penggunaan Rajah Tulang Ikan Isihikawa sedikit sebanyak boleh membantu dalam menentukan fokus data yang perlu dikumpulkan kerana ia dapat menunjukan perkaitan antara sebab dan akibat sesuatu isu, masalah dan apakah tindakan yang perlu diambil. Dalam konteks ini kita akan mendapati, data kerap kali dirujuk sebagai indikator yang sangat memberi manfaat dalam menentukan keberkesanan dalam sesuatu proses dan tindakan.

Rajah 3 : Proses Penambahbaikan

Seperti yang ditunjukkan pada Rajah 3, keberhasilan sering dirujuk dari produk atau output dan proses yang berlaku dalam pelaksanaan sesuatu program penambahbaikan. Produk atau output pula sangat bergantung kepada kapasiti dan proses-proses yang berlaku dalam fasa pelaksanaannya. Akhirnya, proses dalam melaksanakan program penambahbaikkan perlu bersesuaian dengan kapasiti atau input yang kita miliki. 

Dalam konteks PdPc di bilik darjah, kapasiti merujuk kepada tahap penguasaan murid dalam pembelajaran. Murid yang berprestasi rendah dan tinggi masing-masing memerlukan proses PdPc yang berlainan sesuai dengan aras kefahaman mereka yang berbeza-beza. Sudah tentu pada peringkat ini data pembelajaran murid seperti pencapaian TOV, Psikometrik, PJSK, gaya pembelajaran dan beberapa aspek lain berkaitan dengan pembelajaran murid sangat membantu dalam menentukan proses pembelajaran yang bersesuaian dengan keupayaan pembelajaran murid.

Melalui data yang mencukupi berkaitan dengan kapasiti murid, maka proses PdPc dapat disesuaikan dengan keperluan dan keupayaan murid yang berbeza. Apabila ini berlaku sudah tentu output atau ETR yang ditetapkan mempunyai potensi yang cerah untuk dicapai. Lazimnya data pada peringkat proses dan input (kapasiti) akan dirujuk seandainya ETR yang disasarkan tidak dicapai. Keberhasilan pula merujuk kepada kemenjadian murid. Terdapat kemungkinan dimana murid yang telah melalui proses PdPc yang berkualiti, menunjukkan prestasi yang cemerlang dalam akademik. Namun terdapat situasi dimana kecemerlangan  dalam akadmik bukan jaminan bahawa murid tersebut juga cemerlang dalam aspek sahsiah dan sikapnya terhadap komuniti. 

Oleh itu data ouput, dan proses pembelajaran yang diterima oleh murid di sekolah akan dijadikan rujukan untuk mengukur kemenjadian murid. Justeru itu beberapa persoalan akan timbul seperti adakah fokus pendidikan dan pembelajaran hanya tertumpu kepada keupayaan intelek (IQ) sahaja ? Adakah murid turut diberibimbingan untuk membangunkan kecerdasan emosi (EQ) dan spiritualnya (SQ) ?  Adakah murid diberi bimbingan dalam kemahiran sosial (SS) ? dan pelbagai persoalan lain akan timbul dalam usaha menjelaskan hubungan kemenjadian murid dengan proses pendidikan yang diterima. 

Salah satu aspek yang perlu dilakukan pada peringkat pengumpulan data ialah bagaimana kita menetapkan Bidang Keberhasilan Utama (KRA). Umumnya terdapat tiga bidang utama yang perlu diberi tumpuan dalam sistem pendidikan di negara kita, iaitu guru berkualiti, pemimpin yang berkesan dan sokongan komuniti dalam mewujudkan iklim pengajaran dan pembelajaran bermakna ke arah pembugaran potensi pembelajaran murid, sebagai mana yang ditunjukkan dalam Rajah 4 berikut;

Rajah 4 : Penentuan KRA

Elemen 2 : Kitran Data 2 – Mengumpul Data

Pada  fasa pengumpulan data terdapat empat persoalan yang perlu ditanya, iaitu;

1)    Maklumat apa yang dikehendaki ?

2)    Apakah Pembolehubah yang perlu diukur untuk mendapatkan maklumat tersebut?

3)    Bagaimana indikator pembolehubah  diukur?

4)    Apakah alat ukur dan ukuran yang sesuai ?

Sebagai contoh apabila kita membincangkan isu berkaitan kualiti guru, soalan yang boleh ditimbulkan ialah kenapakah kualiti guru? Apakah pembolehubah yang boleh mengukur kualiti guru? Apakah pula yang boleh mengukur kualiti guru? 

Pengetua dan Guru Besar yang berorintasikan “data driven” akan melihat beberapa pemboleh ubah atau faktor seperti kompetensi dalam aspek sikap, pengetahuan dan kemhiran guru sebagaimana yang ditunjukkan pada Rajah 5.  Berdasarkan Rajah 5 aspek pengetahuan merupakan 10% yang menyumbang kepada keberkesanan kualiti guru, 10% lagi disumbangkan oleh kemahiran, manakala sikap guru itu sendiri menyumbangkan 80% daripada kompetensi keseluruhan.  

Pengetahuan adalah merujuk kepada perkara asas pengajaran, penguasaaan kandungan, teori, pedagogi dan ilmu pengajaran. Kemahiran pula merangkumi segala pengalaman yang ditempuhi, kemahiran dalam komunikasi, kemahiran interpersonal, intrapersonal, pengurusan, penetapan hala tuju dan seumpamanya. Sikap guru pula menyentuh motivasi, keyakinan, integriti, kejujuran, komitmen, keterbukaan minda dan kesungguhan untuk melaksanakan sesuatu.

Rajah 5 : Kompetensi Guru Berdasarkan "Triangle of Success"

Data untuk mengukur tahap keberkesanan guru juga boleh diambil daripada Pencerapan PdPc, Jejak Pembelajaran (Learning Walk), suara guru, suara murid dan seumpamanya sebagaimana yang diperlihatkan dalam Rajah 6.

Rajah 6 : Kaedah Pengumpulan Data Berkaitan Kualiti Guru

Walau bagaimanapun pemilihan kaedah pengumpulan data perlulah berasaskan kepada prinsip-prinsip yang berikut; 

1)    Kesesuaian  perkara diukur dan  indikator dengan  kaedah

2)    Kebolehan  melihat/ukur  Indikator dengan  kaedah;

3)    Kebolehlaksanaan  kaedah

4)    Alat ukur yang sesuai; dan Ukuran yang  relevan

Elemen 3: Kitaran Data 3 - Menganalisis & Menginterpretasi Data

Kitaran data yang ketiga adalah berkaitan Menganaalisis dan Mengintrepretasi data. Analisis Data adalah proses meneliti, menyusun atur  (organize), mengkategorikan respon dan  mempamerkan data untuk menghasilkan maklumat  bermakna dan membuat rumusan. Interpretasi data pula adalah proses mengaplikasikan data  yang telah dianalisis dan dipersembahkan secara  bermakna dalam menentukan perbezaan, persamaan,  lompang, sebab-akibat, keputusan yang mengambil  kira pelbagai faktor. Interpretasi data pada asasnya melibatkan langkah-langkah berikut; 

1)    Melihat maklumat yang dipamerkan oleh data data Contoh:  subjek, peratus pencapaian, GPS, GPMP, TOV, markah,  tahun. (relevan, kategori, konsistensi)

2)    Gambaran keseluruhan mengenai data tersebut

3)    Mengenal pasti masalah/ isu/ jurang yang dihadapi  berdasarkan data tersebut.(Buka Minda/ penumpuan  tambahan terhadap jurang)

4)    Memberi penjelasan mengenai data yang dianalisis.  (pemerhatian menyeluruh – pertimbangan terhadap  faktor/maksud lain)

5)    Melihat data-data lain yang memberi input terhadap data  tersebut Contoh: head count, pencerapan, kehadiran murid,  PBS. (cross-check) 

Untuk melihat proses ini sila rujuk Rajah 7, yang memperlihatkan bagaimana data diinterpretasi berdasarkan data tunggal.

Rajah 7: Interpretasi Data

Rumusannya, pada fasa ini  kita perlu untuk menentukan apakah inisiatif yang akan dilaksanakan dan menyediakan perancangan tindakan dengan  mengambil kira kaedah pemantauan, pegawai  bertanggungjawab, tempoh masa dan keperluan  sumber. 

Elemen 4: Kitaran Data 4 – Melaksanakan Tindakan

Rajah 8 : Melaksanakan Tindakan

Melaksanakan tindakan adalah satu urutan tindakan yang berterusan bermula dari mengumpulan kumpulan sasaran hinggalah peringkat melaksanakan insiatif atau program peningkatan prestasi. Sebagaimana yang ditunjukkan pada Rajah 7 proses melaksanakan ini melibatkan lima proses. Proses pertama ialah mengenal pasti kumpulan sasaran iaitu kita menetapkan untuk siapa atau kepada siapa insitiaf itu mahu dilaksanakan.  

Proses kedua ialah mengenal pasti jurang penambahbaikan, iaitu dengan melihat jurang perbezaan antara data sasaran (ETR) dengan data sedia ada (TOV). Setelah menentukan jurang penambahbaikan yang mahu dicapai, proses seterusnya ialah menetapkan kriteria kejayaan yang mahu dicapai, seterusnya menetapkan tempoh masa yang diperuntukkan  (milestone). Fasa yang akhir ialah proses pelaksanaan, di mana kita melaksanakan pelan tindakan sebagaimana yang telah dirancang. 

Elemen 5: Kitaran Data 5 – Melaksanakan Penilaian 

Melaksanakan tindakan memerlukan kita mengumpul eviden terhadap tindakan yang  telah dilaksanakan. Pada proses ini penggunaan One Page Project Manager (OPPM) amatlah disyorkan. Menerusi OPPM perkembangan setiap intervensi dapat dipantau secara menyeluruh walaupun hanya dengan selembar kertas. Hal ini demikian kerana Pemantauan dan pengawalan juga berpandukan data. Sebagaimana yang ditunjukkan pada Rajah 8,  terdapat empat tindakan pemerolehan data dalam proses pemantauan tindakan iaitu;

1)    Maklumat Fokus KRA(Kriteria  kejayaan, Ukuran) 

2)    Dapatan Proses Kerja(Keberkesanan  kerja/ proses buat) 

3)    Pelanggan (penerimaan pelanggan – makna usaha)

4) Hasil Pencapaian (hasil  petunjuk pencapaian  kriteria kejayaan)

Rajah 9 : Pemantauan dan Pengawalan Program Berpandukan Data

Penilaian Proses adalah berdasarkan Data  Pemantauan dan Eviden Pelaksanaan yang  dikumpulkan. Cabaran yang dihadapi ialah adakah data itu digunakan secara bermakna dalam membuat keputusan bagi  tindakan dalam proses penambahbaikan? Adakah data releven, tepat dan konsisten ? Adakah data mencukupi dan memberikan maklum balas yang diperlukan? Proses menilai merujuk kepada dapatan penilaian yang dikumpulkan: 

1)    Menilai proses kerja yang telah dilaksanakan  dan hasil kerja yang telah dicapai merujuk kriteria  kejayaan telah ditentukan  

2)    Melakukan refleksi terhadap proses dan hasil  kerja 

3)    Mengambil kira kos sebenar yang telah  digunakan 

Pada proses penilaian ini kita perlu untuk merumuskan sama ada untuk meneruskan perancangan tindakan sedia ada, membuat modifikasi, membuat tindakan pembetulan atau melakukan penambahbaikan terhadap perancangan tindakan. Pada masa yang sama pengumpulan data untuk mentaksir  kesan perancangan tindakan yang dilaksanakan  terhadap bidang fokus ditentukan akan dilakukan secara berterusan