Pendekatan 5S Dalam Amalan Pengurusan Sekolah

Tulisan ini dibuat berdasarkan sesi CPD yang disampaikan semasa berkhidmat di SMK Kulai Besar. Penghargaan kepada MPC Johor Bahru atas perkongsian bahan dan maklumat. Sila klik pada gambar untuk muat turun bahan.

 

Aktiviti-aktiviti 5S telah bermula di Jepun selepas Perang Kedua bertujuan membersihkan dan mengemas kilang-kilang yang terdapat di Jepun kesan daripada peperangan. Langkah Jepun yang berjaya memulihkan ekonomi selepas era peperangan, membukti pendekatan 5S mereka berjaya. Lantas strategi yang sama diteruskan dan diamalkan oleh syarikat-syarikat di seluruh dunia bagi memastikan tempat kerja sentiasa selesa, sempurna, teratur, bersih dan selamat.

5S adalah satu kaedah pengurusan tempat kerja yang menggunakan senarai lima perkataan dalam Bahasa Jepun iaitu  “Seiri”,  ”Seiton”, ”Seiso”, ”Seiketsu” dan ”Shitsuke”. 5S tersebut adalah mewakili 5 tahap dalam proses pengurusan ruang tempat kerja, yang kemudiannya telah diterjemahkan ke dalam Bahasa Inggeris dan Bahasa Melayu dengan mengekalkan awalan huruf ”S” dalam kelima-lima peringkat pengurusan tempat kerja.

 

Tahap	Istilah Jepun	Istilah Dalam BI	Istilah dalam BM
Tahap 1	Seiri (整理)	Sorting	Sisih
Tahap 2	Seiton (整頓)	Straighten	Susun
Tahap 3	Seisō (清掃)	Sweeping or Shining	Sapu
Tahap 4	Seiketsu (清潔)	Standardizing	Seragam
Tahap 5	Shitsuke (躾)	Sustaining the discipline	Sentiasa Amal

5S merupakan satu falsafah dan cara baru dalam mengurus ruang tempat bekerja dan aliran kerja dengan tujuan memperbaiki kecekapan menerusi penyingkiran elemen-elemen yang tidak diperlukan yang terdapat di tempat kerja, mengelakkan pembaziran dan seterusnya dapat melancarkan proses aliran kerja. 

5S adalah satu kaedah mengurus tempat kerja, terutamanya tempat kerja yang digunakan secara bersama atau berkongsi (seperti bilik guru, pejabat, bilik kaunseling, bilik disiplin, bilik darjah), bagi memastikan ruang tempat kerja tersebut dalam keadaan yang terurus. Kunci utama 5S ialah untuk memperbaiki keadaan tempat kerja, keselamatan dan kecekapan. 

Penekanan yang diberi dalam melaksanakan 5S ialah memastikan sesuatu yang diperlukan berada pada tempat dan kedudukan yang betul dan sesuai, agar masa tidak dibazirkan apabila timbul keperluan untuk menggunakan sesuatu benda, dokumen atau alatan. Tambahan pula pendekatan ini dapat mengesan dengan pantas sebarang kehilangan atau ketiadaan sesuatu yang diperlukan dari tempat yang sepatutnya sesuatu itu berada. 

Sasaran utama 5S adalah tempat kerja yang lebih baik sama ada dari aspek moral, keselamatan dan kecekapan. Pernyataan 5S mengutamakan pengurusan lokasi dan penggunaan masa yang tidak dibazirkan terhadap sesuatu yang diperlukan. Pada masa yang sama, sesuatu kehilangan akan dapat diketahui dengan mudah dan cepat apabila sesuatu alatan dikesan tidak berada pada lokasinya yang ditetapkan.  

Pengamal 5S percaya manfaat daripada metodologi ini datang dari keperluan untuk menentukan apakah yang perlu disimpan, di mana ia hendaklah disimpan, bagaimana ia patut disimpan dan yang paling penting bagaimana peraturan baru akan dikekalkan. Proses membuat keputusan ini lazimnya datang dari sesi dialog untuk membina kefahaman yang jelas mengenai penyeragaman tugas yang berlaku dalam kalangan anggota organisasi, berkaitan bagaimana kerja-kerja yang perlu dilakukan. Proses 5S turut menerapkan semangat kesepunyaan dalam kalangan anggota organisasi. 

Selain daripada itu, satu lagi perbezaan utama antara 5S dan "Standard Pembersihan" ialah Seiton. Seiton sering disalah tafsir, mungkin disebabkan oleh usaha-usaha untuk menterjemahkan satu perkataan Inggeris bermula dengan "S" (seperti "sort" atau "strighten"). Konsep utama di sini ialah untuk menyusun peralatan atau aktiviti-aktiviti bagi memastikian aliran tugas yang lebih lancar. Sebagai contoh, alat-alat hendaklah disimpan selepas ditempat mana ia disimpan selepas digunakan. 

Dengan cara ini kakitangan tidak perlu bersusah payah mencari peralatan, sebaliknya lebih mudah mengakses bahan, menjimatkan masa dan aliran kerja yang diubah pula boleh meningkatkan kecekapan. 

Fasa 1 - Seiri (整理): SISIH: Semak dan asingkan semua alat, bahan, dan dokumen yang ada di kawasan tempat bertugas. Pastikan hanya barangan atau dokumen yang diperlukan sahaja yang perlu ada. Barang-barang atau dokumen lain perlu disimpan di stor atau jika tidak diperlukan perlu dibuang. 

Fasa 2 - Seiton (整頓) SUSUN atau KEMAS: memberi tumpuan kepada aspek kecekapan. Apabila diterjemah perkataan Seiton dalam Bahasa Melayu sebagai “susun” atau “kemas”, ia kedengaran seperti lebih terarah kepada kerja menyusun atau menyapu, tetapi tujuannya yang sebenar ialah untuk menguruskan alat-alat, kelengkapan dan peralatan dengan cara yang boleh melancarkan aliran kerja.  

Sebagai contoh, perkakas dan peralatan perlu disimpan di tempat yang mereka akan gunakan peralatan tersebut (iaitu mengukuhkan aliran kerja), dan proses ini harus ditetapkan dalam suatu susunan yang boleh memaksimumkan kecekapan. Prinsipnya sangat mudah iaitu, setiap perkara yang perlu  ada, seharusnya berada di tempat yang sepatutnya perkara itu berada. Bagi tujuan ini penandaan dan pelabelan tempat sangat membantu dan diberi perhatian khusus pada fasa seiton. 

Fasa 3 - Seisō (清掃) SAPU atau SINAR; Merujuk kepada amalan pembersihan secara sistematik atau perlu memastikan tempat kerja dalam susunan yang bersih dan kemas. Selepas melaksanakan tugas, kawasan kerja perlu dibersihkan. Alatan atau dokumen yang digunakan perlu di pulangkan semula ke tempatnya yang asal. Keadaan ini memudahkan untuk kita mengetahui status di mana dan ke mana sesuatu alatan yang telah digunakan. Cara ini menjadikan kita lebih yakin bahawa semuanya dalam aturan di mana ia sepatutnya berada.  

Perkara yang perlu ditekankan ialah, menjaga kebersihan harus menjadi sebahagian daripada amalan kerja harian, dan bukannya satu aktiviti yang hanya dilakukan sekali sekala sahaja, iaitu setelah kita mendapati keadaan tempat kerja menjadi terlalu berselerak atau tidak terurus. 

Fasa 4 - Seiketsu (清潔) SERAGAM: Penyeragaman amalan kerja atau operasi secara konsisten dan standard. Pada tahap ini semua anggota dalam organisasi sepatutnya telah mengetahui apakah tanggungjawabnya untuk memastikan 3S yang terawal iaitu seiri, seiton dan seiso dapat diamalkan secara tekal. Sekiranya 3S yang terawal ini belum dapat di sempurnakan, secara logiknya mana mungkin fasa seiketsu dapat dilaksanakan dengan mudah. 

Fasa 5 - Shitsuke (躾) SENTIASA AMAL atau MELESTARIKAN: merujuk kepada mengekalkan dan menilai standard. Sebaik sahaja 4S sebelumnya telah diwujudkan, ia menjadi satu amalan baru untuk beroperasi. Mengekalkan tumpuan kepada cara baru organisasi beroperasi, dan tidak membenarkan pengulangan secara perlahan-lahan kepada cara yang lama.  

Walau bagaimanapun, apabila sesuatu isu timbul seperti cadangan untuk penambahbaikan, cara baru untuk bekerja, alat baru atau keperluan mengelurakan perkhidmatan yang baru, maka kajian semula ke atas 4S yang pertama adalah sangat praktikal. 

Fasa 6 - SELAMAT atau "Keselamatan" kadangkala akan ditambah oleh pengamal 5S. Walau bagaimanapun, terdapat pengamal 5S yang berpendapat, penambahan S yang keenam adalah tidak perlu, kerana jika 5S sedia ada dilaksanakan dengan betul ia akan memberi impak terhadap persekitaran tempat kerja yang selamat.  

Satu perkara yang perlu kita berwaspada ialah, dalam kegairahan untuk melaksanakan proses 5S, kita perlu memastikan semua proses yang dilakukan dalam keadaan selamat. Pelaksanaan 5S yang tidak betul boleh mengundang bahaya di tempat kerja. Keadaan ini berlaku apabila pekerja cuba untuk mengekalkan kebersihan tetapi pada masa yang sama tidak mengikuti prosedur keselamatan yang betul boleh mengundang kemalangan di tempat kerja.  

Kesimpulannya, dalam melaksanakan 5S perlu pendidikan yang berterusan tentang bagaimana piawaian dapat dikekalkan. Apabila terdapat perubahan yang akan menjejaskan 5S, seperti penggunaan peralatan baru, produk baru atau kaedah-kaedah kerja yang baru, maka adalah penting untuk kita membuat perubahan dalam piawaian dan mengadakan siri latihan. Organisasi yang mengamalkan 5S sering menggunakan poster, banner dan papan tanda sebagai satu cara untuk mendidik anggota dan mengekalkan piawaian.

 

Rujukan: 

Imai, Masaaki (1997). Gemba kaizen: a commonsense low-cost approach to management. New York: McGraw-Hill Professional. p. 64. ISBN 9780070314467.